Un lien commun pour toute l'équipe
Le prospect choisit un créneau ; l'équipe s'organise en amont sur qui le tient.
Toutes les réalisationsOutil interne Lumivi
Un lien de réservation qui remplace l'aller-retour par email.
Un lien permanent, un semainier d'équipe alimenté en amont, et trois confirmations automatiques dès qu'un créneau est pris.
Contexte
Système interne Lumivi, opérationnel en production.
Convenir d'un rendez-vous par email coûte du temps commercial à chaque échange, et le risque d'oubli d'agenda existe des deux côtés. Le module a été construit pour qu'un lien unique remplace ces allers-retours, tout en gardant le contrôle de qui est disponible et quand.
Confidentialité
Cette fiche décrit un outil interne de Lumivi ; aucune donnée client n'y figure.
La question posée
Comment garantir qu'un créneau proposé est réellement disponible, sans exposer tout l'agenda de l'équipe ?
Ce qui a été cadré
Les choix de conception.
Les contraintes, les données et les garde-fous pris en compte pour concevoir l'outil.
Une vérification en direct de l'agenda réel
Avant de confirmer, le système interroge la disponibilité réelle de l'agenda (occupé, libre, provisoire), au-delà du semainier déclaré.
Un verrou anti double réservation
Deux prospects ne peuvent jamais prendre le même créneau au même instant, même en cas de clic quasi simultané.
Une annulation libère le créneau
Annuler côté équipe libère le créneau instantanément, sans toucher à la plage horaire de base.
Avant / après
Avant et après le projet.
La situation avant le projet, puis après.
Avant
- Plusieurs échanges par email pour caler un horaire commun.
- Un risque d'oubli d'agenda, côté prospect ou côté équipe.
- Un agenda d'équipe potentiellement exposé en entier si partagé directement.
- Une confirmation manuelle à recomposer à chaque rendez-vous.
Après
- Le prospect réserve en un clic et le rendez-vous est confirmé des deux côtés.
- Une vérification de disponibilité réelle avant toute confirmation.
- Un agenda dont seuls les créneaux ouverts sont visibles.
- Trois confirmations automatiques et identiques à chaque réservation.
Les faits
Ce qui est vérifiable.
- Un créneau de test réservé puis annulé en conditions réelles, les trois canaux vérifiés.
- Un événement créé dans l'agenda du porteur, avec la visioconférence jointe automatiquement.
- Une notification envoyée dans l'espace d'équipe au moment de la réservation.
- Un email de confirmation reçu et vérifié.
En chiffres
Le projet en quelques chiffres.
pour toute l'équipe.
déclenchés au même instant.
possible sur un même créneau.
en dehors des créneaux ouverts.
Garde-fous et confidentialité
- Le prospect ne voit que les créneaux ouverts de l'agenda de l'équipe.
- Une confirmation ne part jamais sans vérification préalable de la disponibilité réelle.
- Un créneau annulé libère la disponibilité sans jamais modifier le semainier de base.
- Aucune donnée de rendez-vous n'est conservée au-delà de ce qui est nécessaire à sa tenue.
ROI recherché
Ce que l'on cherche à mesurer avant de déployer plus loin.
Les résultats se mesurent dans la durée. Voici les gains visés et ce qui n'est pas encore mesuré.
01
moins de temps commercial perdu à caler un horaire
02
moins de rendez-vous manqués par oubli d'agenda
03
une image plus professionnelle dès la prise de contact
04
un agenda d'équipe qui reste maîtrisé malgré l'ouverture au public
Projection pour une PME comparable
Toute entreprise dont l'équipe commerciale ou technique perd du temps à caler des rendez-vous par email peut appliquer la même mécanique : un lien de réservation relié à l'agenda réel de l'équipe.
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Chaîne technique
Architecture technique.
Les principaux composants, décrits sans donnée confidentielle.
Lien public
Un lien permanent qui affiche uniquement les créneaux ouverts.
Semainier d'équipe
Les plages disponibles sont déclarées à l'avance, par personne.
Vérification de disponibilité
Interrogation en direct de l'agenda avant toute confirmation.
Verrou de réservation
Empêche toute double prise sur le même créneau.
Trois canaux de confirmation
Agenda, espace d'équipe et email, déclenchés ensemble.