Le format se décide selon le canal de diffusion du document
Un document présenté à l'oral devient une présentation, commentée en direct. Un document envoyé à lire seul devient un document exportable, autoporteur.
Toutes les réalisationsOutil interne Lumivi
L'outil qui produit les présentations, propositions commerciales et comptes rendus de Lumivi.
Le format se décide selon l'usage, la charte de marque est intégrée au code, et chaque document à enjeu passe par une relecture systématique avant de partir.
Contexte
Système interne Lumivi, code et module existants, utilisé en production.
Lumivi produit un document commercial à enjeu à chaque étape de sa relation client : présentation, proposition, compte rendu de rendez-vous. Composer chacun à la main prendrait des heures et donnerait un rendu inégal selon qui s'en charge. Cet outil garantit le même niveau de qualité et la même charte pour chaque document, quel que soit le temps disponible. Les mémoires techniques sont produits par un autre outil, décrit dans une fiche séparée.
Confidentialité
Cette fiche décrit un outil interne de Lumivi ; aucune donnée client n'y figure. Seul le mécanisme de production est montré ici.
La question posée
Comment garder un niveau de qualité et de charte constant sur des documents recomposés à chaque fois, sous contrainte de temps ?
Ce qui a été cadré
Les choix de conception.
Les contraintes, les données et les garde-fous pris en compte pour concevoir l'outil.
La charte est intégrée directement au code de génération
Les couleurs, la typographie et les éléments de marque font partie de la génération elle-même.
Le fichier final reste autonome
Polices et images sont embarquées directement dans le document exporté, pour qu'il reste lisible une fois déplacé ou envoyé.
La relecture cible des tournures précises, identifiées une à une
Chaque type de tournure répétitive est traqué séparément, avant qu'un dernier regard ne consolide les corrections.
Avant / après
Avant et après le projet.
La situation avant le projet, puis après.
Avant
- Un document composé à la main, avec un temps de production qui varie fortement selon l'urgence.
- Un rendu qui dépend de qui s'en charge et du temps disponible.
- Un format choisi par habitude, sans lien avec l'usage réel du document.
- Une relecture ponctuelle, laissée à l'appréciation de chacun.
Après
- Un document régénéré à la demande, avec un temps de production réduit et constant.
- Un même niveau de charte et de qualité à chaque production.
- Un format qui suit toujours l'usage réel, oral ou écrit.
- Une relecture systématique sur chaque document à enjeu avant envoi.
Les faits
Ce qui est vérifiable.
- Une même chaîne technique derrière les présentations, les propositions et les comptes rendus de rendez-vous.
- Un compte rendu de rendez-vous généré et effectivement livré à un client, mail et PDF joint.
- Une méthode de relecture qui applique plusieurs passes ciblées, chacune sur un type de tournure distinct, avant une consolidation finale.
- Un fichier final qui reste lisible et intact une fois déplacé hors de son dossier d'origine.
En chiffres
Le projet en quelques chiffres.
produits par la même chaîne : présentation, proposition, compte rendu.
une fois le document déplacé.
Garde-fous et confidentialité
- Un compte rendu ne contient jamais une information qui n'a pas été dite en réunion.
- Aucun document à enjeu ne part sans passer par la relecture systématique.
- Le contenu client reste dans les dossiers du client. Cette page décrit uniquement le mécanisme de production.
- La charte de marque ne varie jamais d'un document à l'autre, quel que soit qui le génère.
ROI recherché
Ce que l'on cherche à mesurer avant de déployer plus loin.
Les résultats se mesurent dans la durée. Voici les gains visés et ce qui n'est pas encore mesuré.
01
moins de temps passé à composer un document à enjeu
02
un niveau de qualité constant, indépendant du temps disponible
03
un format toujours adapté à son usage réel
04
une image de marque cohérente sur tous les documents envoyés
Projection pour une PME comparable
Toute entreprise qui produit régulièrement des documents à enjeu, devis, comptes rendus, rapports, peut appliquer la même logique : recomposer chaque document à chaque envoi, choisir le format selon l'usage, et faire de la relecture une étape systématique intégrée au processus.
Continuer la lecture
Chaîne technique
Architecture technique.
Les principaux composants, décrits sans donnée confidentielle.
Génération depuis zéro
Chaque document est composé pour l'occasion, à partir du contenu du moment.
Charte intégrée au code
Couleurs, typographie et éléments de marque font partie de la génération.
Rendu autonome
Polices et images embarquées, export final qui ne dépend d'aucune ressource externe.
Choix de format par usage
Présentation pour l'oral, document exportable pour la lecture seule.
Relecture ciblée
Un contrôle par type de tournure avant une consolidation finale.