Une feuille de route d'audit en cinq phases
L'audit est instancié en cinq phases : cadrage, immersion, cartographie, priorisation, feuille de route. Chaque étape peut porter un statut, un responsable, une échéance et un code d'action automatisable.
Toutes les réalisationsOutil interne Lumivi
Un outil interne pour conduire un audit sans perdre les informations recueillies sur le terrain.
Enregistrer les entretiens, en extraire automatiquement les informations utiles, classer les tâches automatisables, chiffrer le gain de chaque chantier, puis produire un rapport relu par l'équipe.
Contexte
Système interne Lumivi, code et module existants.
Lumivi réalise des audits pour des PME. Pour produire le rapport plus vite sans perdre en qualité, chaque étape de l'audit est outillée : préparation, entretiens, analyse, priorisation, restitution et chiffrage.
Confidentialité
Cette fiche décrit un outil interne de Lumivi ; aucune donnée client n'y figure.
La question posée
Comment conduire plus d'audits sans transformer Loïc et Louis en preneurs de notes ou rédacteurs manuels de rapports ?
Ce qui a été cadré
Les choix de conception.
Les contraintes, les données et les garde-fous pris en compte pour concevoir l'outil.
Les transcriptions deviennent une base de travail
L'analyse extrait les profils interrogés, les notes utiles, les processus évoqués, les frictions, les volumes, les temps passés, les gisements candidats et les points de la feuille de route déjà couverts.
Les gisements sont chiffrables
Chaque gisement peut recevoir impact, faisabilité, gain estimé en heures par mois, horizon, zone de contrainte et coût estimé. Le délai de retour sur investissement se calcule à partir de ces données.
Une rédaction relue par l'équipe
Le logiciel assemble la structure, les chiffres et les sections obligatoires ; les passages de texte sont rédigés automatiquement, puis l'équipe relit, corrige et valide.
Avant / après
Avant et après le projet.
La situation avant le projet, puis après.
Avant
- Beaucoup d'informations recueillies en rendez-vous, mais un risque de perte entre notes, transcriptions, processus et livrables.
- Rapport final difficile à produire vite sans ressaisie, recollement manuel et arbitrages dispersés.
- Priorisation des gisements dépendante de fichiers et raisonnements épars.
- Chiffrage et ROI à garder sous contrôle humain, sans laisser un modèle inventer des coûts ou promesses.
Après
- Feuille de route d'audit instanciée depuis une trame standard en cinq phases.
- Transcriptions de terrain analysées pour extraire entretiens, processus, frictions, temps passés et gisements candidats.
- Gisements notés selon l'impact et la faisabilité, avec zone de contrainte, horizon, gain mensuel et coût estimé.
- Rapport A4 assemblé depuis les données structurées, avec sections rédigées automatiquement puis relues avant export.
Les faits
Ce qui est vérifiable.
- Module présent dans l'intranet Lumivi, avec routes /audits et base Postgres.
- Modèle de données dédié : clients, audits, phases, étapes, entretiens, processus, gisements, transcriptions et rapport.
- Service de rédaction qui produit les documents intermédiaires et les sections du rapport par un modèle Claude, sans inventer les données de structure.
- Méthode zones verte, orange, rouge et ROI généralisée pour qualifier légal, sécurité, faisabilité et rentabilité.
En chiffres
Le projet en quelques chiffres.
cadrage, immersion, cartographie, gisements et feuille de route.
verte, orange et rouge pour qualifier sécurité, données et décision humaine.
synthèse, état des lieux, cadre juridique, cadre technique, gisements, feuille de route et conclusion.
0-3, 3-6 et 6-12 mois pour transformer le diagnostic en plan d'exécution.
les coûts et gains viennent de la base et du chiffrage de l'équipe.
Garde-fous et confidentialité
- Le modèle ne propose jamais seul un coût de mission.
- Les extractions de transcription sont proposées puis appliquées après validation.
- Les sections de rapport restent éditables avant export.
- Les zones de contrainte signalent les usages sensibles avant déploiement.
ROI recherché
Ce que l'on cherche à mesurer avant de déployer plus loin.
Les résultats se mesurent dans la durée. Voici les gains visés et ce qui n'est pas encore mesuré.
01
moins de temps de production après les entretiens
02
moins de perte de connaissance entre terrain et restitution
03
audit plus reproductible sans devenir standardisé
04
meilleure priorisation des chantiers à fort retour potentiel
Projection pour une PME comparable
Pour un client, ce module se traduit par une méthode plus rapide et plus fiable : on capte les vrais processus, on priorise les chantiers et on restitue une feuille de route exploitable.
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Chaîne technique
Architecture technique.
Les principaux composants, décrits sans donnée confidentielle.
Base audit
Tables client, audit, phase, étape, entretien, processus, gisement, transcription et rapport, versionnées par migrations Flyway.
API structurée
Endpoints dédiés pour clients, audits, phases, étapes, entretiens, processus, gisements, rapport, rédaction et HTML final.
Actions semi-automatiques
Codes d'action pour générer ordre du jour, périmètre, mail de collecte, plan d'entretiens, extraction processus, gisements candidats ou préparation de restitution.
Service de rédaction
Service appelé par l'application pour rédiger les documents intermédiaires et les sections, avec un repli propre si le service n'est pas disponible.
Rapport contrôlé
Structure A4 Lumivi, sections connues, chiffres issus de la base, export final après édition humaine.